Minden üresen maradt asztal veszteséget jelent.
Akár egy péntek esti négyszemélyes asztalról van szó, amelynek vendégei nem jönnek el, akár egy utolsó pillanatban történt lemondásról, amely után már nincs idő a helyet újra kiadni – minden elmaradt foglalás a bevételt csökkenti.
Ma, amikor a vendégek több online felületen is foglalhatnak – és az elvárások magasabbak, mint valaha – az éttermeknek okosabb megoldásokra van szükségük ahhoz, hogy biztosítsák: a vendégek valóban meg is jelenjenek.
Az egyik legegyszerűbb és leghatékonyabb eszköz erre az asztalfoglalás-visszaigazoló e-mail.
Ha jól van elkészítve, egy ilyen e-mail nemcsak az időpontot és a létszámot erősíti meg, hanem:
- elvárásokat közvetít,
- az éttermet a vendég emlékezetében tartja,
- csökkenti a meg nem jelenések számát,
- növeli az előzetes értékesítési lehetőségeket,
- és javítja a vendégélményt – még mielőtt a vendég belépne az ajtón.
Az alábbiakban bemutatjuk, mi teszi hatékonnyá az éttermi foglalás-visszaigazoló e-maileket, és hogyan érhetjük el, hogy ezek valóban eredményesen működjenek.
Miért fontosak a foglalás-visszaigazoló e-mailek?
Ezek az üzenetek a vendéglátás egyik leginkább alulértékelt eszközei, pedig a vendégek sokkal nagyobb arányban nyitják meg őket, mint bármely más marketingküldeményt.
A ReservOurs által küldött személyre szabott, automatizált emaileknél 76%-os megnyitási arányt mérünk, ami szinte duplája a más rendszerekből küldött hírlevelek megnyitási arányának (35%).
Ha tudatosan készítjük őket, a foglalás-visszaigazoló e-mailek a háttérben rengeteg munkát elvégezhetnek:
1. Csökkentik a meg nem jelenéseket
Egy átgondolt e-mail világosan emlékezteti a vendéget a foglalására, és okot ad, hogy emlékezzen rá. A foglalás részleteinek feltüntetése és egy „add hozzá a naptáradhoz” link segít abban, hogy ne felejtse el.
Automatizált emlékeztető e-mailek vagy SMS-ek a foglalás előtti napokban szintén ösztönözhetik a megjelenést.
Bár Magyarország le van maradva más piacokhoz képest a lemondási díjak alkalmazásában, a vendégek többsége elfogadja az ilyen szabályokat: 10-ből 7 vendég hajlandó előleget fizetni, mégis a ReservOurs ügyfeleinek csak 5%-a számít fel díjat a meg nem jelenésért. Már az is csökkentheti a lemondásokat, ha a foglalásnál elkérjük a bankkártyaadatokat, ha nem is minden esetben, de csak a nagyobb csoportok számára.
2. Rugalmasságot adnak a vendégnek
A tervek változhatnak. Ha a vendég nem tud eljönni, jobb, ha lemondja vagy módosítja a foglalást, nem pedig „eltűnik”.
Az e-mailben elhelyezett egyszerű lemondás link lehetővé teszi, hogy az asztalt újra kiadhassuk.
3. Javítják a vendégélményt
A foglalás nem pusztán egy időpont – ez a kapcsolat kezdete.
Ha a foglalási rendszer CRM-hez kapcsolódik, az e-mailben megjeleníthetjük a vendég előzetes adatait (ételallergia, ülőhely preferencia, korábbi látogatások). Ez lehetővé teszi, hogy személyre szabottan fogadjuk őket, ami hűséget és magasabb költést eredményez.
4. Előzetes értékesítési lehetőségeket kínálnak
Már a látogatás előtt kínálhatunk kiegészítő szolgáltatásokat: például előre kifizetett menüt vagy virágcsokrot egy különleges alkalomra.
5. Fenntartják az érdeklődést
A visszaigazolás nemcsak az adatokról szól – izgalmat kelt.
Megoszthatunk közösségi média linkeket, aktuális étlapot vagy közelgő eseményeket. Egy rövid „várjuk Önt” üzenet is sokat számít.
Hogyan írjunk hatékony foglalás-visszaigazoló e-mailt?
Kötelező elemek:
- Személyre szóló megszólítás
- Foglalás dátuma, ideje, létszám
- Étterem címe (különösen több telephely esetén)
- Módosítás/lemondás lehetősége
- Foglalási szabályok (lemondási díj, előleg)
- Naptárba mentési opció
- Kapcsolattartási adatok
- Vendég megjegyzéseinek visszaigazolása
- Éttermi megjegyzések (pl. csak fix menü hétvégén)
Példa e-mail
Tárgy: [Név], foglalása megerősítve.
Kedves [Vendég neve]!
Örömmel erősítjük meg a foglalását a(z) [Étterem neve] étteremben. Alig várjuk, hogy találkozzunk!
Foglalás adatai:
- Dátum: [dátum]
- Időpont: [kezdés–befejezés]
- Vendégek száma: [létszám]
Elérhetőségeink:
- Cím: [cím]
- Telefon: [telefonszám]
- Módosítás/lemondás: [link]
- Étlap: [link]
Lemondási feltételek:
[Szabályzat szövege]
Várjuk szeretettel!
[Aláírás]
Legjobb gyakorlatok
- Több érintkezési pont: azonnali visszaigazolás, majd emlékeztető a látogatás előtti napon és aznap.
- Vendég visszaigazoltatása: e-mailben vagy SMS-ben a foglalás napján.
- Lemondások után újrafoglalási ajánlat.
- Étkezés utáni kapcsolat: köszönet, visszajelzéskérés, hűségprogram ajánlat, események promóciója.
- AI és automatizáció: időzített, személyre szabott e-mailek, vendégpreferenciák rögzítése, upsell-ajánlatok.
Látogatás után sem ér véget a vendégélmény. Kérd meg vendégeidet, hogy adjanak visszajelzést neked és másoknak, amit később a social mediaban is felhasználhatsz vagy a vendégélmény javításában kamatoztathatsz.
Kedves [Vendég neve]!
Reméljük, hogy kellemesen telt nálunk az időtök, és jól éreztétek magatokat!
Ha van kedvetek, örömmel vennénk, ha megosztanátok tapasztalataitokat más vendégekkel a Google-ön: [link]
Amennyiben bármilyen probléma vagy észrevétel merült fel, kérjük, jelezzétek nekünk a következő elérhetőségeken:
📞 [telefonszám]
✉️ [e-mail cím]
Ha szeretnétek értesülni közelgő eseményeinkről és újdonságainkról, kövessetek minket az alábbi közösségi csatornákon, vagy iratkozzatok fel hírlevelünkre!
Köszönjük, hogy ellátogattatok hozzánk!
Üdvözlettel,
[Étterem neve] csapata